EWP, üniversitemizin otomasyonunu doğrudan partner üniversitelerin sistemine bağlayan Avrupa çapında bir altyapıdır. Kurumlar arası anlaşmalar, gelen/giden öğrenci bildirimleri ve öğrenim anlaşmaları artık e-posta ekinde dolaşmaz; her iki taraf da aynı kaydı kendi ekranından görür ve onaylar.
Daha önce e-posta ile gönderdiğiniz anlaşmalar ve yenilemeleri artık bu sekme üzerinden, partner kurumun koordinatörüyle eşzamanlı olarak ilerler. İmza, onay ve düzeltme talepleri sistem içinde bildirim olarak görünür.
Aşağıdaki beş adım bir işlemi tamamlayana kadar izleyeceğiniz tipik yoldur.
Sekme açıldığında bölümünüz/fakülteniz görünmüyorsa veya "yetkisiz" uyarısı alıyorsanız, koordinatör tanımı henüz yapılmamış olabilir. Bu durumda işlem yapmadan Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne bildirin.
Öğrencinin partner kurumda alacağı dersleri içeren anlaşmayı akademik danışman/bölüm koordinatörü olarak inceler ve onaylarsınız. Öğrencinin partner kurumda alacağı derslerin bölümünüzdeki eşdeğer derslerle uyumunu kontrol edin. Uygunsa "Akademik Onay" verin; eksik/yanlış ders eşleşmesi varsa öğrenciden veya partner koordinatörden düzeltme isteyin — bu talep sistem üzerinden iletilir, e-posta yazmanıza gerek yoktur.
Giden öğrenci listesini anlaşmadaki kontenjana göre Erasmus Kurum Koordinatörlüğü sisteme işler; bu bildirim otomatik olarak partner kurumun ekranına düşer. Partner kurumdan size gelen öğrenci adaylarını ise belge ve not ortalaması açısından kontrol edip kabul/red işaretleyin.
Bölümünüzün partner kurumlarla olan değişim anlaşmalarını görür, süresi dolanları yeniler, yeni teklif gelen anlaşmaları incelersiniz. Bölümünüze ait anlaşma listesini açın. Durumu "süresi yaklaşıyor" veya "partner revizyon istedi" olanları önceliklendirin. Yeni bir partner teklifi varsa kontenjan ve dil şartlarını kontrol edip onaylayın ya da değişiklik talep edin.
Bir işlem yalnızca sizin onayınızla bitmez: durumun "iki taraf da onayladı" şeklinde değiştiğini görene kadar takip edin. Partner kurum henüz onaylamadıysa kayıt "partner bekleniyor" durumunda kalır; bu normaldir, tekrar işlem yapmanız gerekmez.
EWP'deki bir kayıt beklenenden farklı göründüğünde önce Erasmus Kurum Koordinatörlüğü ile, gerekirse partner kurumun koordinatörüyle iletişime geçin. Hiçbir işlemi sistem dışında (yalnızca e-posta ile) sonuçlandırmayın; kayıt EWP üzerinde güncellenmelidir.
